El proceso seguido para determinar el Contenido de la memoria y la Cobertura de cada aspecto material está engarzado con el proceso de elaboración del II Plan Estratégico (2015 – 2020) de nuestra institución y el despliegue a lo largo del curso 2016-17 de la Estrategia Transversal de Responsbilidad Social, con la que la Universidad de Cádiz contribuye a la mejora de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales en su ámbito de actuación, desde una proyección internacional, tal como refleja su Visión Estratégica.

Las expectativas e intereses de los grupos de interés son una referencia básica para muchas de las decisiones que se han tomado en ei proceso de elaboración de esta memoria. Desde esta perspectiva integradora del contexto de sostenibilidad y participación de los grupos de interés, la identificación de los Aspectos y demás asuntos relevantes se ha realizado empleando metodologías participativas tales como grupos focales de los grupos de interés claves de la universidad y la elaboración de la matriz DAFO por un Comité Estratégico integrado por agentes internos y externos de la organización.

Proceso de elaboración de la Matriz de Materialidad.

Identificación. Con la información recabada en los grupos focales y con el diagnóstico institucional de la Universidad se han identificado y analizado un conjunto de aspectos que reflejan los impactos economicos, ambientales y sociales en terminos de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Priorización. La priorización de los aspectos relevantes se ha realizado a través de los Grupos de Trabajo (integrados por perscriptores internos y externos) establecidos en el diseño del II PEUCA (2015 – 2020) que evaluaron dichos aspectos según importancia-impacto y factibilidad (principio de materialidad); finalmente la validación de estos aspectos materiales se ha llevado a efecto durante el despliegue de la Estrategia Transversal de Responsabilidad Social, prevista en el II Plan Estratégico (2015-2020).

Elaboración. A partir de la identificación de 50 materias de interes, agrupadas en 6 ejes de actividad, por su importancia para los grupos de interés y el impacto que tienen en la gestión de la Universidad de Cádiz como institución pública de educación superior comprometida con la sostenibilidad, en su triple vertiente económica, social y medioambiental, el equipo de trabajo del Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Extensión Cultural y Servicios ha elaborado la Matriz de Materialidad, que sirve de base para establecer el contenido y la información de esta Memoria del curso academico 2016-17, asi como para identificar retos y oportunidades de mejora futuros.

Validación.- Se ha realizado la validación del resultado de la matriz para asegurar que refleja de manera razonable y equilibrada los asuntos relevantes para la organización durante el curso 2015-16 por parte del Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Extensión Cultural y Servicios, unidad responsable de la elaboración de la Memoria.

Matriz de materialidad 2016-17.

Resultado del esquema de trabajo descrito, se han identificado 21 asuntos relevantes que más preocupan a los Grupos de Interes de la Universidad, a los que se da respuesta a través de sus políticas, alineadas con las estrategias definidas por la Universidad de Cádiz en su marco estrategico.

Integridad de la cadena de suministro.

El establecimiento de un marco de confianza y de colaboración con sus proveedores, junto con la búsqueda de relaciones a largo plazo, siguen siendo dos de los pilares básicos de la generación de valor de la cadena de suministro de la Universidad de Cádiz. Como consecuencia, en el marco del II Plan estratégico (2015 – 2020), se pretende reforzar la función de compras mediante la creación y puesta en marcha de una Central de Compras y Suministros para el conjunto de la Universidad. Entretanto, a través del Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, adscrito al Área de Economía, se facilita el dialogo permanente con los proveedores y el establecimiento de alianzas estratégicas.

Una política de contratación pública que facilite el acceso y favorezca la competencia constituye un requisito imprescindible para llevar a cabo un gasto público eficiente. Con este fin, a través del Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, adscrito al Área de Economía, se procura una adecuada gestión de las propuestas de contratación que recibe, promoviendo la competencia mediante la existencia de más de un presupuesto en el caso de los contratos menores. Este enfoque se refuerza mediante el cumplimiento de las obligaciones que la Ley de Transparencia de la Junta de Andalucía impone, como es la publicación de los procedimientos conocidos como negociados “sin publicidad” en la Plataforma de Contratación del Sector Público, además de la formulación de las invitaciones que son obligatorias por aplicación del RDL 3/2011, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Como resultado de estas prácticas, la Universidad de Cádiz figura en el Informe de Transparencia Internacional que el Observatorio de Contratación Pública difunde con carácter anual, como ente público que cumple con tal requisito. Facilitar el diálogo permanente con los proveedores y establecer alianzas estratégicas forman parte del enfoque de mejora continua de la contratación.

En el marco de la legislación vigente, durante el curso 2016-17, se ha mantenido el impulso encaminado a facilitar la comunicación con los proveedores, la transparencia en los procesos de selección y contratación y la gestión responsable de la cadena de suministro. En este sentido, se encuentran habilitados canales de comunicación para gestionar la información sobre quejas, denuncias o cualquier otra cuestión de interés para los proveedores a través de los canales oficiales normalizados de la Universidad (BAU). El Centro de Atención a Usuarios (CAU), como herramienta interna de gestión a disposición de la comunidad universitaria, complementa la información y comunicación relativa a los procesos de contratación.

Asimismo, anticipando la elaboración de un Código Ético de Proveedores, la Universidad de Cádiz, en el marco de su política ambiental, mantiene criterios de sostenibilidad ambiental en todos los casos en que el objeto del contrato lo permite e incluye cláusulas administrativas con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de medio ambiente y su adaptación a las directivas comunitarias en materia de contratación verde y sostenible, reforzando así los criterios medioambientales en los procesos de contratación que venían aplicándose desde 2006 tras el Acuerdo del Consejo de Gobierno de 20 de julio por el que se aprueba la Declaración de Política Ambiental de la UCA. Fruto de todo ello, la UCA requerirá de los proveedores que vayan incorporándose a su cadena de suministro, los mismos valores que se exige como institución pública: solidaridad, mejora continua y sostenibilidad. Todo ello con la finalidad de que los objetivos de nuestros proveedores se vayan alineando con los de nuestra Institución.

Los pliegos de cláusulas administrativas particulares de la Universidad de Cádiz, en cuanto a la contratación de ejecución de obras, recogen cláusulas de aplicación obligada respecto a la ejecución medioambiental de las mismas, exigiendo un compromiso de adaptación a las medidas medioambientales exigidas en los Pliegos, así como presentar un Plan de Gestión de Residuos adaptado al proyecto y a la documentación aportada antes del comienzo de las obras. Adicionalmente, los adjudicatarios de las obras deben aportar un Certificado de Gestión de Residuos de las obras ejecutadas, una vez finalizada las mismas.

A título de ejemplo, durante el año 2016 se han insertado los siguientes criterios de valoración de las ofertas en sus aspectos sociales y medioambientales, a fin de incentivar su mayor compromiso y nivel de ejecución en los expedientes convocados:

Gestión de proveedores.

La Universidad de Cádiz cuenta con procesos de selección y contratación estandarizados y ajustados a la normativa vigente que garantizan la igualdad de oportunidades y la inexistencia de tratos de favor.

Los procedimientos de adjudicación garantizan la máxima objetividad en la selección de las mejores ofertas, asegurando con ello una óptima calidad de los bienes y servicios contratados, así como la gestión de la prevención de los riesgos laborales y la protección ambiental a lo largo de toda la cadena de valor.

Índice de eficiencia en las contrataciones (diferencia entre el importe de licitación y el importe de adjudicación).

Durante el ejercicio económico 2016, se licitó por el Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, a través de diversos procedimientos de contratación, un total de 10.927.408,58€, los cuales se adjudicaron y formalizaron por un importe global de 8.865.182,38€. Este resultado refleja que se ha producido un ahorro de 2.062.226,20 euros en la citada anualidad, suponiendo un índice de rebaja global del 19 % sobre el total licitado. El promedio de ahorro en la adjudicación de la contratación ha sido de un 11 % en dicho ejercicio.

​La Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, introduce el concepto de periodo medio de pago como expresión del tiempo de pago o retraso de la deuda comercial de las Administraciones Públicas, regulando el RD 635/2014, de 25 de julio, la metodología de cálculo.

El Plazo Medio de Pago (PMP) a proveedores de la Universidad de Cádiz a 31 de diciembre de 2016, para el conjunto de todos los pagos realizados en el año, fue de 39 días, rebajando en 21 días el plazo máximo establecido por la legislación vigente (con carácter general, 60 días desde la entrada de la factura en un Registro Administrativo), manteniéndose de este modo el índice de eficiencia de años anteriores.

Aquellos proveedores de bienes y servicios que, conforme a lo regulado en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, en el marco de sus relaciones jurídicas con la Universidad de Cádiz presentan sus facturas en formato electrónico en el Portal FACE (https://face.gob.es/es) pueden consultar y conocer su estado de tramitación, ahorrando tiempo en la tramitación y pago de la factura, accediendo de forma rápida, sencilla y gratuita, sin necesidad de desplazamientos o de hacer llamadas telefónicas, incrementando así la transparencia y rapidez de la actuación administrativa.

Dentro de los compromisos de mejora en los procesos de gestión de la Universidad de Cádiz, el Área de Economía ha implementado en el año 2017 un sistema de comunicación automática de las fechas de los pagos mediante correo electrónico a los proveedores.

Gestión de Compras y Contrataciones.

La Universidad cuenta con una política de compras y contrataciones que regula las relaciones con proveedores y el grado de satisfacción con la ejecución de los contratos. El Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, tal como se recoge en el Manual de Procesos del Área de Economía, realiza una encuesta a los proveedores desde el curso 2010-11. El 77,93 % de los proveedores encuestados manifiesta estar satisfecho en sus relaciones con el trato y la información recibida por el personal del Área de Economía, otorgando una puntuación por encima de la media. En la pregunta directamente relacionada con las incidencias en contratos y pagos asociados, este porcentaje se eleva a un 81,82 %, lo que, sin duda, redunda en la mejora de la cadena de suministro.

Durante el Curso 2016-17 se ha mantenido el empleo de herramientas informáticas (Componente Compras y Contrataciones de UXXI-Económico) para soportar los procesos de compras, favoreciendo la transparencia, así como un mayor control y vigilancia de las obligaciones contractuales. Asimismo, del análisis de las plataformas disponibles para avanzar en la implantación de la contratación electrónica en la Universidad de Cádiz, ha resultado como la opción mejor valorada la adhesión a la Plataforma de Contratación del Sector Público del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, dentro de las actuaciones impulsadas por la CRUE, destacando su menor complejidad y la gratuidad de la herramienta tanto para la Institución como para las empresas.

Durante el ejercicio económico 2016, sobre un total de 132.494.978,76 euros de obligaciones netas reconocidas, tal como se recoge en la tabla siguiente, la Universidad de Cádiz ha destinado a bienes y servicios e inversiones reales un total de 32.924.805,18 euros, lo que representa un 24,85 % sobre el total gastado (84,64 % si se excluyen los gastos de personal).

ORN, Obligaciones reconocidas Netas. Fuente: Área de Economía.

La Universidad de Cádiz mantiene la estrategia de potenciar y fomentar la contratación de proveedores locales con el objetivo de beneficiar al entorno socio económico provincial. Durante el ejercicio económico 2016, los bienes y servicios adquiridos en proximidad representaron un total de 13.567.539€ (11.797.983,07€ en 2016), que representan un 10,24% del total de Obligaciones reconocidas.